Satın Alma Günlükleri nedir?
Satın alma günlükleri, bir kuruluş tarafından tüm kredi satın alımlarını takip etmek için kullanılan özel dergilerdir. Satın alma defteri veya Satın alma günlük defteri olarak da bilinir. Kredi işlemleri Satın Alma defterine kaydedilirken, nakit alımlar genel bir yevmiye defterine kaydedilir. Bu tür dergilere yalnızca kredili mal alımının kaydedildiğini ve herhangi bir sermaye harcamasının hariç tutulduğunu belirtmek gerekir.
Çoğu kuruluş, gerekli malların tanımlanması, sınıflandırma, teklif isteme, sipariş verme ve istenen tanımla eşleşen malların alındığını teyit etme gibi tüm satın alma sürecini yürüten ayrı bir satın alma departmanına sahiptir.
Satın Alma Yevmiye Kaydının Bileşenleri
# 1 - İki parti
Her alımda alıcı ve satıcı olmak üzere iki taraf vardır. Her iki taraf, mal veya hizmetler karşılığında alıcı tarafından ödenen bir fiyatı kabul eder. Bu satın alma fiyatı, tüm satın alma günlükleri için işlem tutarıdır. Satın alma işleminin yapıldığı kişi veya kuruluşa Tedarikçi adı verilir ve kredili satın alma yapıldığında, ödeme yapılana kadar Tedarikçi bilançoda Alacaklı olarak görünecektir.
# 2 - Kredi Satın Alma
Bir kuruluş, birden çok Tedarikçiden çeşitli mal ve hizmetler satın alır. Mal kredili satın alındığında aşağıdaki yevmiye kaydı kaydedilir - Diyelim ki X Ltd. Y Ltd.'den 500 $ değerinde mal satın aldı -
Ödeme yapıldığında -
# 3 - Fatura
Fatura, satıcı tarafından alıcıya düzenlenen bir belgedir. Ayrıntılı bir belgedir. Fatura tarihini, Tedarikçinin adı ve adresini, faturalandırıldığı kuruluşun adını, malın gönderildiği kuruluşun adresini ve adını, malların miktarını ve açıklamasını, tedarikçinin ihtiyaç duyduğu ödeme yöntemini, para birimini içerir. faturanın, vergilerin vs.
# 4 - Satın Alma Departmanı
Çoğu kuruluşun, malların tedarikinden sorumlu olan ayrı bir satın alma departmanı vardır. Bu nedenle, herhangi bir kişi veya departman herhangi bir mala ihtiyaç duyduğunda, Satınalma departmanına bir talep göndermelidir, mallar stokta veya depoda zaten mevcutsa, satın alma departmanı malları düzenleyecektir. Mallar mevcut değilse, satın alma ekibi ihtiyaç duyulan mallarda uzmanlaşmış Tedarikçiyi belirleyecek ve siparişi vereceklerdir. Sipariş geldiğinde, gerekli açıklamayla eşleşip eşleşmediğini ve miktarın talep edilenle eşleşip eşleşmediğini kontrol edecekler. Satın alma departmanı malların alındığını onayladığında, fatura ödeme için hesaplara gider.
# 5 - Kredi Dekontu
Tedarik edilen malların tanıma uymadığı, kalite sorunları olduğu veya hasar gördüğü durumlarda ve Alıcı bunu Tedarikçiye iade etmelidir. Daha sonra Tedarikçi, Alacak Dekontu adı verilen ve gelecekte malların ödemelerine göre ayarlanacak bir belge çıkaracaktır. Diyelim ki X Ltd. 1000 $ değerinde iyi bir getiri verdi ve Y Ltd. bu değer için bir alacak dekontu verdi. Bir dahaki sefere X Ltd. 5.000 $ 'ı satın alacak olduğunda, sadece 4.000 $ ödemesi gerekecek, çünkü $ 1,000 kredi notundan ayarlanacaktır.
# 6 - Kitap Satın Alın
Satın alma defteri, tüm kredili alımları tek bir yerde kaydeder ve Tedarikçilerin detayları, fatura numarası, para birimi, miktar ve diğer detaylar burada belirtilir. Bu Tedarikçilerin Satın Alma defterinden bakiyeleri bireysel defterlere aktarılır ve toplam gider başları bir gider hesabına borçlandırılır. Bu, defter tutma sürecindeki temel kitaplardan biridir ve genel muhasebe bakiyeleri, deneme bakiyesi ve kesin hesaplar hazırlamada çok önemlidir. Aşağıda, Ağustos 2019 için örnek bir satın alma defteri XYZ Ltd bulunmaktadır. Bu durumda, 500 $, 1.000 $ ve 2.000 $ 'lık bakiyeler Nike, Adidas ve PUMA Ltd.'nin münferit defterlerine gönderilecektir. Ayrıca, Satın Alma hesabından 3,500 $ borçlandırılacaktır.
Satın Alma Dergilerinin Avantajları
- Tüm tedarikçilerin ayrıntıları, defter bakiyeleri ile deneme bakiyesinin uzlaştırılmasına yardımcı olan tek bir yerde bulunur.
- Tedarikçi analizi için verilerin bakımı ve takibi kolaydır
- Toplam kredi satın alımı ve satın alma türü tek bir yerde bulunur
- Satın alma departmanının sorunsuz çalışması için gerekli bir belge
- Yıl sonu denetimleri sırasında, herhangi bir Tedarikçiyle ilgili fatura numaralarını bulmak, satın alma günlüklerinden erişilebilir hale gelir.
- Ünlü ve yaygın olarak korunan kitaplardan biri
Satın Alma Dergilerinin Dezavantajları
- Zaman ve paraya mal olan ayrı bir muhasebeciye ihtiyaç vardır
- Satın alma defterinde yanlış tedarikçi hesabı seçilmesi, deneme bakiyesi ve kesin hesapların hazırlanmasında hataya neden olur
Sonuç
Satın alma günlükleri, herhangi bir kuruluşun muhasebe sürecinin hayati ve önemli bir parçasıdır. Dikkatlice uygulandığında, bir ses sistemi tam zamanında satın alımlarda yardımcı olacak, bu da zamandan ve paradan tasarruf sağlayacaktır. Ayrıca, bu dergilerden çıkarılan satın alma analizi, yeni sözleşmelerin müzakeresine yardımcı olur. Satın alma günlükleri ayrıca bir işletmenin başarılı ve güncel olması için gerekli olan Alacaklıların yönetimi, iade edilen malların durumu, kredi notları ve Tedarikçilerin güncellenmiş muhasebe bakiyelerinin izlenmesine yardımcı olur. Ayrıca, denetçilerin ihtiyaç duyduğu verileri sağlayarak denetimin kolaylaştırılmasına yardımcı olur.